Pengertian dan Tujuan dari Received at Warehouse

Received at Warehouse (RAWH) adalah istilah dalam dunia logistik yang merujuk pada proses penerimaan barang di gudang atau warehouse. Secara umum, proses ini meliputi pencatatan, pengecekan jumlah dan kualitas barang, serta pengelolaan dokumen yang berkaitan dengan pengiriman dan penerimaan barang.

Pembuatan laporan penerimaan barang menjadi kunci penting dalam proses ini. Laporan ini berguna sebagai alat kontrol dan bahan referensi untuk memastikan kesesuaian kondisi barang saat tiba di gudang dengan yang terdaftar pada dokumen pengiriman. Dengan begitu, ketika terjadi masalah seperti hilang atau rusaknya barang, dapat segera dilakukan pengecekan dan identifikasi penyebab terjadinya masalah.

Proses RAWH dapat dilakukan dengan berbagai cara, tergantung pada kebutuhan dan jenis barang yang diterima. Proses penerimaan barang yang dilakukan pada bisnis ritel, misalnya, berbeda dengan yang dilakukan pada industri farmasi ataupun tambang. Namun, ada beberapa langkah umum yang perlu dilakukan dalam proses tersebut:

1. Penandaan Barang

Penggunaan label dengan format yang jelas akan membantu proses identifikasi dan inventarisasi barang yang masuk.

2. Pengecekan Data

Informasi yang tertera pada dokumen pengiriman seperti faktur dan packing list dicek kebenarannya. Hal ini meliputi jumlah, jenis, kualitas, dan informasi lain tentang barang.

3. Pemeriksaan Barang Fisik

Tahapan ini melibatkan pemeriksaan fisik barang yang tiba di warehouse. Bila terdapat kerusakan, tidak sesuai kuantitas, atau barang yang salah, maka harus dilakukan tindakan sesuai prosedur yang telah ditetapkan dan dibuat laporan atas ketidaksesuaian yang ditemukan.

4. Pencatatan Data

Semua informasi yang terkait dengan penerimaan barang direkam dalam catatan khusus yang nantinya akan digunakan sebagai bukti penerimaan barang.

5. Pengelolaan Barang

Barang-barang yang diterima, terutama yang masih dalam kondisi baik, harus disimpan dengan benar. Hal ini meliputi pemisahan barang, pengepakan ulang, dan penempatan pada area yang sesuai.

Tujuan dilakukannya proses RAWH antara lain untuk memastikan kelancaran dan kesesuaian pengiriman barang dari pemasok kepada pelanggan. Tujuan lainnya adalah agar manajemen gudang dapat melakukan pengelolaan stok yang tepat, termasuk membuat laporan stok yang akurat dan mengidentifikasi masalah yang terjadi pada proses pengiriman atau penerimaan barang. Sebagian besar perusahaan menganggap proses RAWH sangat penting karena dapat memengaruhi keberlangsungan operasi pada bisnis mereka dalam jangka panjang.

Dalam industri e-commerce, proses RAWH turut membantu para pemilik toko online memastikan kualitas barang yang dijual di marketplace. Hal ini akan memperkuat kepercayaan pelanggan dan meningkatkan reputasi toko online di mata konsumen.

Dalam proses bisnis, Rawh juga penting untuk mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi gudang. Dengan melakukan tata kelola gudang yang baik, maka operasional bisnis perusahaan menjadi lebih efektif dan optimal. Sebaliknya, jika proses Rawh yang dijalankan tidak optimal, maka akan meningkatkan biaya produksi dan distribusi yang pada akhirnya akan menambah beban biaya operasional perusahaan.

Dalam kesimpulannya, proses Received at Warehouse (RAWH) adalah bagian penting dalam rantai pasok barang yang bernilai dalam mengelola stok barang dan memastikan keberlangsungan bisnis. Karena itu, proses ini harus dilakukan dengan baik untuk memastikan efesiensi operasional dan keberhasillan bisnis.

Proses Penerimaan Barang pada Warehouse

Penerimaan barang di warehouse adalah salah satu tahapan penting dalam proses manajemen logistik. Tanpa proses penerimaan barang yang tepat, seluruh kegiatan logistik lainnya seperti penyimpanan dan pengiriman barang ke pelanggan tidak dapat berjalan dengan lancar. Oleh karena itu, perusahaan harus memastikan bahwa proses penerimaan barang dilakukan dengan hati-hati dan efisien.

Tahapan Proses Penerimaan Barang pada Warehouse

Proses penerimaan barang di warehouse diawali dengan tahapan yang disebut dengan receiving, yaitu tahapan pengumpulan, pengecekan, dan penataan barang yang baru saja tiba di warehouse. Setiap tahapan yang dilakukan harus memiliki prosedur dan standar operasional yang jelas agar dapat memastikan kualitas dan integritas barang yang diterima.

Adapun tahapan proses penerimaan barang pada warehouse antara lain:

1. Verifikasi Dokumen

Setiap pengiriman barang harus memiliki dokumen seperti nota pembelian, packing list, dan surat jalan. Dokumen tersebut harus diverifikasi kebenarannya untuk mengantisipasi adanya kesalahan pengiriman atau kekurangan barang saat proses penerimaan.

2. Penataan Barang

Setelah dokumen divalidasi, barang-barang yang diterima harus ditata dan dikelompokkan berdasarkan jenis dan tujuan penggunaannya. Tujuannya adalah untuk memudahkan proses stok opname dan inventarisasi di warehouse.

3. Inspeksi Barang

Proses inspeksi barang dilakukan untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi dan kualitas yang diharapkan. Hal-hal yang diperiksa adalah kualitas fisik barang, jumlahnya sesuai atau tidak, dan apakah ada kerusakan atau cacat pada barang.

4. Pelaporan Stok Barang

Setelah proses penerimaan barang selesai, perusahaan harus segera memberikan laporan stok barang ke pusat manajemen untuk mengetahui jumlah stok aktual yang dimiliki. Laporan stok ini akan membantu manajer gudang membuat keputusan tentang jumlah stock yang cukup untuk memenuhi kebutuhan bisnis.

Dalam menjalankan operasinya, perusahaan harus memastikan bahwa seluruh tahapan penerimaan barang pada warehouse telah dilakukan dengan benar demi menjaga keberlangsungan bisnis yang berkelanjutan.

Tahapan-tahapan pada Received at Warehouse

Received at Warehouse atau yang dalam bahasa Indonesia dapat diartikan sebagai “diterima di gudang” adalah langkah awal dalam rantai pasok barang. Pada tahapan ini, barang yang di pesan oleh perusahaan atau pembeli akan diterima oleh pihak gudang dan kemudian diolah untuk dapat dikirimkan ke tempat tujuan. Berikut adalah tahapan-tahapan pada Received at Warehouse:

Penerimaan Barang

Tahap pertama adalah penerimaan barang di gudang. Proses ini dimulai dengan memeriksa jumlah barang dan kualitas barang yang dibawa oleh pihak pengirim. Setiap barang akan dihitung dan dicatat oleh para petugas gudang. Jika terdapat kerusakan atau kecacatan pada barang, maka hal ini akan dicatat dalam catatan penerimaan barang dan diberikan kepada pihak pengirim untuk diminta pengganti barang yang cacat atau rusak itu.

Penyimpanan Barang

Tahap selanjutnya adalah penyimpanan barang di gudang. Setelah barang dihitung, dicatat dan diperiksa kualitasnya, barang akan diangkut ke dalam gudang untuk disimpan. Sebelum disimpan, para petugas gudang akan mengecek kondisi suhu dan kelembaban gudang, karena hal ini sangat menentukan kualitas dan masa simpan barang. Barang-barang dengan kondisi tempat penyimpanan yang sesuai akan ditempatkan pada rak sesuai dengan jenis atau kategori barangnya. Dalam proses penyimpanan barang ini, kebersihan gudang dan pengaturan barang yang baik sangat diperlukan agar proses pengambilan barang menjadi lebih mudah dan efisien.

Pencatatan Barang

Tahapan terakhir pada Received at Warehouse adalah pencatatan barang atau yang biasa disebut sebagai pencatatan Stock Opname. Setelah barang diterima dan disimpan, para petugas gudang akan melakukan pencatatan semua barang yang diterima dan dikeluarkan dari gudang. Hal ini akan sangat membantu dalam mengelola stok barang dan mengetahui jumlah barang yang tersedia di gudang pada setiap saat. Proses pencatatan barbar akan di catat pada sistem komputerisasi, sehingga akan mempermudah bagi pengelolaan stok.

Demikianlah tahapan-tahapan pada Received at Warehouse. Penting untuk diketahui bahwa proses yang teliti pada tahapan-tahapan ini akan membantu pengelolaan stok barang dan memastikan pelanggan mendapatkan barang yang sesuai dengan yang dipesan. Oleh karena itu, diperlukan tenaga kerja yang ahli dalam mengelola atau mengawasi tahapannya dan menggunakan sistem komputerisasi yang baik untuk mengelola stok barang secara efisien.

Manfaat dari Melakukan Received at Warehouse dengan Benar

Received at Warehouse adalah salah satu proses penting dalam manajemen rantai pasok. Di Indonesia, proses ini menjadi bagian penting untuk memastikan produk yang diterima cocok dengan yang dipesan serta dalam kondisi yang baik. Apabila proses ini dilakukan dengan benar, menurut penelitian, dapat memberikan beberapa manfaat, diantaranya adalah:

1. Mencegah Kehilangan Barang

Hal pertama yang menjadi manfaat dari melakukan Received at Warehouse adalah bisa mencegah kehilangan barang. Dalam proses ini, barang barang yang diterima harus dicocokkan dengan pesanan sebelum diterima oleh gudang. Apabila terjadi kesalahan antara jumlah pemesanan dan jumlah barang yang diterima, maka gudang akan memeriksa dan memastikan bahwa barang yang diterima memang benar sesuai dengan pesanan. Proses seperti ini meminimalisir kemungkinan kehilangan barang atau kesalahan persediaan di gudang.

2. Memudahkan Tracking Barang

Manfaat kedua yaitu memudahkan tracking barang. Saat melakukan Received at Warehouse, barang akan dilacak menggunakan sistem. Proses ini memungkinkan pemantauan barang dari titik awal ke titik akhir. Sistem inilah yang membantu memastikan bahwa beberapa barang tidak ada yang hilang. Jika suatu saat terjadi kerusakan atau hilang barang, maka pemilik barang akan mudah melacak barang itu dan memperoleh kompensasi.

3. Mempercepat Proses Pengiriman

Manfaat ketiga yaitu dapat mempercepat proses pengiriman barang. Ketika Received at Warehouse dilakukan dengan melakukan pemeriksaan barang dengan baik, maka proses pengiriman barang menjadi lebih mudah dan cepat. Karena barang yang dikirim sudah diperiksa dengan baik kualitasnya, dan tidak akan membuat kerusakan pada saat pengiriman. Dengan begitu, pelanggan akan puas dengan servis yang cepat dan efisien.

4. Meminimalisir Kerusakan

Manfaat keempat yaitu meminimalisir kerusakan barang. Barang akan diperiksa secara menyeluruh pada saat Received at Warehouse, seperti apakah kemasan produk rusak atau tidak, apakah produk sudah kadaluarsa, dan sebagainya. Hal ini akan meminimalisir kemungkinan kerusakan barang pada saat pengiriman.

Dalam melakukan Received at Warehouse yang efektif, Anda harus mengetahui terlebih dahulu prosedur pemeriksaan barang yang baik dan benar. Pastikan Anda mempunyai sistem serta SOP untuk menerima barang dan memeriksa kualitas barang yang diterima. Dalam menerapkan SOP, Anda bisa membutuhkan tim yang handal dan berpengalaman. Dengan penanganan barang yang tepat, barang yang diterima akan tiba dalam kondisi sempurna dan siap dikirim ke konsumen.

Kesalahan Umum pada Proses Received at Warehouse dan Cara Menghindarinya

Proses Received at Warehouse (RA) di Indonesia merupakan salah satu tahap penting dalam rantai pasokan (supply chain) barang. Oleh karena itu, diharapkan proses ini dapat berlangsung dengan lancar dan tanpa hambatan, agar tidak menimbulkan masalah di tahap selanjutnya seperti produksi dan pengiriman barang. Namun, terkadang kesalahan berbagai pihak dapat mempengaruhi proses RA ini. Berikut adalah beberapa kesalahan umum dalam proses RA dan cara menghindarinya:

1. Tidak Memiliki Data Barang yang Jelas

Salah satu kesalahan umum pada proses RA adalah tidak memiliki data barang yang jelas, termasuk jumlah, jenis, dan spesifikasinya. Hal ini dapat menyebabkan kesalahan data yang kemudian akan berdampak pada produksi atau pengiriman barang selanjutnya. Untuk menghindari kesalahan ini, harus ada sistem yang akurat untuk mengelola data barang seperti barcode atau RFID (Radio Frequency Identification), serta prosedur yang jelas untuk memperbaharui data tersebut jika terjadi perubahan atau rekonsiliasi stok.

2. Prosedur Penerimaan Barang yang Tidak Jelas

Prosedur penerimaan barang yang tidak jelas dan terstruktur dapat menyebabkan kesalahan dalam proses RA. Misalnya, kurangnya pengecekan barang masuk atau tidak adanya dokumentasi penerimaan barang yang baik bisa membuat proses ini menjadi tidak terkendali. Ini penting karena jika terjadi masalah pada barang yang diterima, akan sulit untuk dilacak. Maka dari itu, penting bagi pengelola gudang untuk memiliki prosedur RA yang jelas, mulai dari pengecekan fisik barang masuk, verifikasi data, serta pencatatan dengan detail.

3. Kurang Memiliki Tim Penerimaan yang Handal

Tim penerimaan barang di gudang memiliki peran yang sangat penting dalam menjalankan proses RA. Namun, jika tim tersebut kurang terlatih atau tidak handal dalam melakukan tugasnya, bisa menyebabkan banyak kesalahan seperti kesalahan pencatatan, barcoding atau penyimpanan. Hal seperti ini bisa berakibat buruk pada operasi jangka panjang. Jadi, ada baiknya untuk memberikan pelatihan atau sertifikasi kepada tim penerimaan barang untuk menjamin kualitas dan ketepatan dalam melakukan pekerjaannya.

4. Tidak Menerapkan Sistem Pengawasan yang Baik

Pengetahuan tentang apa yang masuk dan keluar dari gudang merupakan hal yang sangat penting. Namun, jika tidak ada sistem pengawasan atau kontrol yang cukup, hal ini dapat meningkatkan risiko hilang, rusak atau dicuri. Oleh karena itu, pengelola gudang harus memastikan bahwa ada sistem pengawasan yang baik dengan manajemen persediaan yang tepat. Sehingga, tiap barang yang diterima menjadi tercatat dengan jelas dan mudah terpantau.

5. Tidak Mengadopsi Teknologi Baru

Selain itu, tidak mengadopsi teknologi baru di proses RA juga bisa mempengaruhi kinerja gudang. Perangkat otomatis seperti RFID, barcode, atau sensor IoT (Internet of Things) dapat mempermudah proses RA, meningkatkan pengumpulan data dan mengidentifikasi kesalahan dengan akurasi lebih tinggi. Penggunaan teknologi seperti ini juga meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi pengerahan tenaga kerja manusia. Oleh karena itu, selalu penting untuk memastikan bahwa teknologi terbaru selalu diterapkan dalam proses RA gudang.

Itulah beberapa kesalahan umum dalam proses RA dan cara menghindarinya. Dalam mengelola gudang, pengelola harus memastikan bahwa semua langkah yang diperlukan dilakukan dengan benar untuk menghindari kesalahan yang dapat berdampak buruk pada operasi gudang. Dengan menerapkan sistem yang tepat, prosedur yang jelas, serta pelatihan terhadap karyawan gudang, kesalahan dapat dihindarkan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.