Pentingnya Menulis Email Permohonan Magang
Mahasiswa di Indonesia saat ini wajib memiliki pengalaman magang sebagai syarat kelulusan. Selain itu, pengalaman magang juga diperlukan untuk meningkatkan kemampuan mahasiswa yang akan berguna di masa depan. Salah satu cara untuk mendapatkan kesempatan magang adalah dengan mengirimkan email permohonan magang ke perusahaan pilihan. Email yang baik dapat membantu mahasiswa memperoleh kesempatan magang yang diinginkan.
Namun, banyak mahasiswa yang tidak tahu atau kesulitan dalam menulis email permohonan magang yang tepat dan efektif. Padahal, salah dalam penulisan email dapat membuat permohonan tidak diproses atau bahkan ditolak oleh perusahaan. Oleh karena itu, penting bagi mahasiswa untuk memperhatikan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis email permohonan magang.
Berikut ini adalah beberapa hal yang penting dalam menulis email permohonan magang:
1. Pahami Tujuan Email Permohonan Magang
Sebelum menulis email permohonan magang, mahasiswa harus memahami tujuan email tersebut. Email tersebut ditulis sebagai bentuk permohonan kesempatan magang di perusahaan tertentu. Dalam email tersebut, mahasiswa harus menjelaskan mengapa mereka tertarik untuk magang di perusahaan tersebut dan bagaimana pengalaman magang tersebut dapat membantu mereka di masa depan..
Mahasiswa juga harus menunjukkan motivasi dan keinginannya untuk belajar dan berkontribusi di dalam perusahaan. Terakhir, mahasiswa dapat mengatakan “terima kasih” dan berharap untuk mendapat kesempatan magang tersebut.
Singkatnya, isi email permohonan magang harus jelas, singkat, dan mudah dipahami. Terlalu banyak kalimat yang panjang dan tidak jelas akan membuat pembaca bosan dan kurang bersemangat dalam menanggapi email tersebut.
2. Gunakan Bahasa yang Baik dan Benar
Bahasa yang baik dan benar sangat diperlukan dalam menulis email permohonan magang. Mahasiswa harus menghindari penggunaan bahasa yang terlalu informal, seperti bahasa gaul atau bahasa singkatan. Hal ini dapat memberikan kesan bahwa mahasiswa tidak serius dalam mengirimkan email permohonan magang..
Sebaliknya, gunakan bahasa yang sopan, profesional, dan mudah dipahami. Pastikan email Anda tidak memiliki kesalahan tata bahasa seperti penggunaan tanda baca, kata-kata yang salah, atau ejaan yang tidak benar. Ini dapat membuat kesan negatif pada perusahaan yang menerima email Anda.
3. Sertakan Informasi yang Relevan
Mahasiswa harus memberikan informasi yang relevan dalam email permohonan magang. Jangan menuliskan banyak informasi yang tidak perlu dan tidak berhubungan dengan tujuan permohonan magang. Informasi yang relevan bisa berupa penjelasan mengenai latar belakang pendidikan, pengetahuan, atau keterampilan yang dimiliki serta pengalaman kerja jika ada.
Tujuan dari informasi ini adalah untuk memberikan gambaran yang jelas tentang mahasiswa sebagai calon magang kepada perusahaan. Dalam hal ini, pastikan bahwa informasi yang disertakan dalam email permohonan magang berhubungan langsung dengan posisi magang yang diinginkan. Ini akan membantu perusahaan melihat keterkaitan langsung antara mahasiswa dengan perusahaan.
4. Tampil Profesional dan Rapi
Mahasiswa sebaiknya menulis email permohonan magang dalam format yang profesional dan rapi. Ada beberapa hal yang dapat dilakukan, seperti menyertakan kop surat yang mencakup informasi kontak mahasiswa seperti nama, alamat email, nomor telepon, dan alamat rumah. Pastikan email yang ditulis dalam format yang mudah dibaca dan diakses bagi perusahaan.
Dalam email tersebut, mahasiswa harus memperhatikan tata letak email yang mereka tulis. Dalam hal ini, gunakan paragraf dan tanda baca yang membuat email lebih rapi. Hal ini juga mencerminkan sikap mahasiswa yang rapi dan disiplin.
Menulis email permohonan magang dapat menjadi tantangan bagi mahasiswa. Namun, dengan memperhatikan hal-hal yang perlu diperhatikan, seperti mengerti tujuan email, menggunakan bahasa yang benar, memberikan informasi yang relevan, dan tampil profesional dan rapi, mahasiswa dapat menulis email permohonan magang yang efektif dan bermanfaat bagi karir mereka di masa depan.
Struktur atau Format Email Permohonan Magang yang Tepat
Magang merupakan salah satu kegiatan penting saat kuliah yang tengah terus dicari oleh banyak mahasiswa untuk meningkatkan pengalaman dan pengetahuan mereka dalam mempersiapkan diri sebelum menjadi tenaga kerja. Dalam mengajukan permohonan magang, mahasiswa harus mengirimkan email sebagai langkah awal untuk memulai proses tersebut. Email magang yang baik biasanya dilengkapi dengan struktur dan format yang tepat untuk memastikan kejelasan, kesopanan dan membuatnya mudah dibaca oleh pihak yang menerima email.
Berikut ini adalah struktur atau format email permohonan magang yang tepat:
Subject yang Jelas dan Spesifik
Subject atau judul adalah elemen penting dalam email magang. Gunakan subject yang jelas, singkat, padat dan spesifik agar email Anda menarik perhatian pihak penerima. Sebagai contoh, gunakan format subject seperti “Permohonan Magang sebagai Asisten Marketing di PT XYZ” daripada hanya menyebutkan “Permohonan Magang” saja.
Salam Pembuka yang Baik
Salam pembuka biasanya dimulai dengan “Halo”, “Dear”, atau “Assalamualaikum”. Hindari menggunakan salam yang terlalu informal atau kasual seperti “Hi” atau “Hey” karena hal ini dapat memberikan kesan kurang sopan. Selain itu, penting juga untuk menyebutkan nama penerima email, biasanya dengan embel-embel Bapak/Ibu.
Pembukaan yang Menarik
Pada bagian ini, sampaikan tujuan utama Anda mengirimkan email ini dan jelaskan latar belakang serta alasan mengapa Anda tertarik untuk melamar magang di perusahaan tersebut. Sampaikan dengan singkat dan jelas, dan hindari penggunaan kalimat-kalimat yang terlalu formal atau klise seperti “Saya ingin melamar magang di perusahaan Anda”.
Penjelasan tentang Diri Anda
Sampaikan profil diri Anda secara singkat dan jelas dalam kalimat-kalimat yang mudah dipahami. Berikan informasi tentang latar belakang pendidikan Anda, keahlian atau kegiatan-kegiatan di luar kampus yang menunjang minat atau bidang yang Anda geluti, maupun pengalaman kerja sebelumnya (jika ada). Ingat, pihak penerima email mungkin masih belum mengenal Anda ketika membaca email ini. Oleh karena itu, sampaikan segala hal yang menarik perhatian mereka dan dapat memberikan gambaran yang jelas tentang siapa Anda.
Penjelasan tentang Keinginan atau Minat Anda
Sampaikan keinginan atau minat Anda mengenai bidang pekerjaan atau project yang ingin Anda tekuni pada saat magang. Hal ini menunjukkan keseriusan Anda dalam melamar magang, serta memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang Anda cari dari tempat magang. Sampaikan dengan singkat dan jelas dalam satu atau dua kalimat saja.
Penutup yang Baik
Sebagai penutup, sampaikan terima kasih atas waktu dan perhatian yang diberikan oleh penerima email. Anda juga dapat menyampaikan ketertarikan untuk setiap tindak lanjut yang mungkin akan dilakukan oleh perusahaan dalam memberikan feedbacks/ews respon dari email yang sudah Anda kirimkan. Tambahkan sumber kontak, seperti nomor telepon atau email, agar penerima dapat dengan mudah menghubungi Anda untuk setiap tindak lanjut terkait permohonan magang Anda.
Penilaian Akhir
Demikian format email permohonan magang yang tepat yang dapat Anda gunakan saat akan mengirimkan email ke tempat magang. Gunakan format email yang jelas, singkat dan menyeluruh untuk menunjukkan keseriusan serta minat Anda dalam melamar magang di perusahaan tersebut. Dengan email yang baik, akan menambahkan nilai tersendiri serta peluang tambahan bagi pengirimnya untuk dapat diterima sebagai magang di perusahaan yang diinginkan.
Contoh Kalimat dan Kata-kata yang Tepat dalam Email Permohonan Magang
Ketika ingin melamar magang, salah satu cara yang dilakukan oleh mahasiswa adalah dengan mengirim email permohonan magang ke perusahaan yang dituju. Namun, terkadang mengirim email permohonan magang ini menjadi hambatan bagi sebagian mahasiswa, lantaran terkendala dalam menyampaikan maksud dan tujuannya sendiri.
Berikut ini adalah contoh kalimat dan kata-kata yang tepat dalam email permohonan magang:
1. Subjek Email
Sebelum memulai penulisan email, pastikan subjek email yang kamu tuliskan sudah jelas dan singkat menggambarkan tujuan emailmu. Contoh subjek email dapat diisi dengan:
“Permohonan Magang (Nama Pekerjaan/Departemen) di (Nama Perusahaan) dari (Nama Mahasiswa)”
2. Buka dengan Salam yang Sopan
Salah satu cara yang dapat kamu gunakan untuk membuka email adalah dengan salam pembuka yang sopan. Contoh salam pembuka dapat diisi dengan:
“Dengan hormat,”
“Salam sejahtera,”
“Assalamualaikum Wr. Wb.”
3. Pernyataan Tujuan
Dalam email permohonan magang, penting untuk dapat menyampaikan maksud dan tujuan mengapa kamu mengirimkan email tersebut. Contoh pernyataan tujuan dapat diisi dengan:
“Saya bermaksud untuk mengajukan permohonan magang di (Nama Perusahaan) karena saya ingin memperoleh pengalaman kerja yang bermanfaat dan menambah pengetahuan serta keterampilan yang dimiliki.”
4. Pendekatan yang Profesional
Dalam mengirimkan email permohonan magang, hendaknya kamu dapat mengemas pendekatanmu dengan baik dan terkesan profesional. Berikut ini adalah beberapa contoh kalimat dan kata-kata yang dapat kamu gunakan:
“Saya merasa tertarik dengan program magang yang ditawarkan oleh (Nama Perusahaan), dan yakin bahwa saya dapat memberikan kontribusi positif kepada perusahaan.”
“Saya ingin bergabung dengan perusahaan anda sebagai bagian dari pengembangan diri saya dan untuk menambah wawasan serta pengalaman kerja.”
“Dalam kurun waktu yang telah ditentukan, saya siap memberikan usaha dan dedikasi yang maksimal serta belajar berbagai hal yang berkaitan dengan bidang kerja di (Nama Perusahaan).”
5. Pernyataan Penutup
Setelah menulis isi email, tentukanlah pernyataan penutup yang sesuai dan terkesan sopan. Contoh pernyataan penutup dapat diisi dengan:
“Demikianlah permohonan magang yang saya ajukan, atas perhatian dan kesempatan yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.”
“Saya sangat berharap untuk dapat diterima sebagai peserta magang di perusahaan anda, dan siap datang untuk menjalani tahap wawancara apabila diperlukan.”
Sekian contoh kalimat dan kata-kata yang tepat dalam email permohonan magang. Penting untuk diingat, pastikan email yang kamu tuliskan memiliki informasi yang jelas dan mudah dipahami oleh perusahaan yang dituju. Semoga berhasil!
Tips Menambahkan Lampiran atau Attachment pada Email Permohonan Magang
Memohon magang ke perusahaan keinginan tidaklah mudah. Selain membuat surat permohonan yang baik dan menarik, kamu juga harus memperhatikan berbagai faktor lain seperti penambahan lampiran atau attachment pada email yang kamu kirimkan. Lampiran yang disertakan haruslah relevan dan membantu perusahaan untuk menilai kemampuanmu dalam bidang yang kamu minati.
Berikut adalah tips menambahkan lampiran atau attachment pada email permohonan magang yang harus kamu perhatikan:
1. Pastikan Lampiran Relevant
Lampiran yang kamu sertakan harus relevan dengan bidang magang yang kamu minati. Misalnya jika kamu tertarik untuk magang di perusahaan IT, kamu bisa menyertakan portofolio atau project yang pernah kamu kerjakan yang berhubungan dengan IT. Pastikan juga file yang kamu kirimkan dalam format yang tepat dan mudah dibuka (PDF, JPG, atau PNG).
2. Gunakan Caption yang Tepat
Agar perusahaan mudah mencari atau mengidentifikasi lampiran yang kamu sertakan, gunakan caption atau keterangan pada file. Jangan cuma menyebutkan “CV” atau “Resume”, namun tambahkan nama lengkap, tanggal lahir, dan nama perusahaan tujuan, sehingga perusahaan dapat dengan mudah mengidentifikasi lampiran yang kamu sertakan.
3. Jangan Berlebihan
Jangan terlalu banyak meletakkan file pada email permohonanmu. Perusahaan tidak suka menerima file yang besar dan terlalu banyak, selain itu juga bisa mempersulit mereka dalam mencari informasi yang relevan. Pilihlah file yang paling relevan dan penting untuk disertakan pada emailmu.
4. Jangan Mengirim File yang Corrupt atau Rusak
Pastikan file yang kamu kirimkan dalam kondisi baik dan tidak rusak. Sebelum mengirimkan sebuah email, pastikan file yang kamu ingin lampirkan dapat dibuka dengan benar. Hindari mengirimkan file yang corrupt atau rusak, hal ini bisa meninggalkan kesan buruk pada perusahaan.
5. Gunakan Jasa Cloud Storage
Jika ukuran file kamu terlalu besar, gunakan jasa cloud storage seperti Google Drive atau Dropbox untuk mengirim file. Kamu dapat membagikan link yang dapat diakses kepada perusahaan. Pastikan link tersebut mudah diakses dan tidak membutuhkan izin akses khusus. Selain itu juga jasa cloud storage juga bisa menjadi salah satu item yang kamu lampirkan pada email permohonan magang.
Demikian beberapa tips yang perlu kamu perhatikan saat menambahkan lampiran atau attachment pada email permohonan magang. Ingatlah bahwa file yang kamu lampirkan haruslah relevan dan membantu perusahaan untuk mempertimbangkan kemampuanmu. Dengan begitu, kesempatanmu untuk diterima sebagai peserta magang akan semakin terbuka lebar. Selamat mencoba!
Atur Pakurmatan Yaiku: Menemukan Keseimbangan Antara Makanan dan Pemenuhan Nutrisi
Kesehatan Pele membaik tapi belum bisa tinggalkan rumah sakit
PBSI Kalbar jadikan Piala Presiden 2022 lahan cari pengalaman atlet
