Anda HRD Wajib Tahu, Berikut berbagai keuntungan menggunakan Software HRIS yang dapat membantu berbagai kegiatan administrasi dan manajemen karyawan dalam suatu perusahaan menggunakan teknologi digital.

Lemari arsip kini dengan begitu banyak dokumen merupakan bagian dari masa lalu di dunia HRD. Dengan munculnya internet, sekarang dimungkinkan untuk merampingkan tugas HRD Anda dengan teknologi.

Tapi Software HRIS apa yang Anda butuhkan untuk bisnis Anda? Baca terus untuk mengetahui teknologi terdepan di industri yang dapat membuat aktivitas Perusahaan Anda lebih efisien.

Apa manfaat utama Software HRIS? dapat membantu departemen HRD Anda mencapai tujuan dan sasarannya melalui proses administrasi yang efisien dan meningkatkan tugas-tugas mereka seperti perekrutan, pelatihan, dan pemeliharaan tenaga kerja Anda. Umumnya, solusi tersebut membantu meningkatkan produktivitas dan efisiensi SDM.

Pada artikel ini, Anda akan mendapatkan gambaran yang jelas tentang keuntungan menggunakan Software HRIS di perusahaan Anda.

Definisi Software HRIS
Sebelum mempelajari manfaat Software HRIS, mari kita bahas dari sisi teknisnya terlebih dahulu. Juga sering disebut sebagai HRIS (Human Resource Information System), ini adalah software yang dibuat untuk merampingkan dan mengotomatiskan proses Manajemen Sumber Daya Manusia (HCM) dalam satu database.

Lanskap teknologi HRD dipenuhi dengan berbagai solusi karena fungsi departemen HRD yang terus berubah. Sebagai permulaan, sistem ini hadir dalam rangkaian terintegrasi dan platform terbaik dari jenisnya.

Tujuan solusi Software HRIS ini memiliki berbagai spesialisasi (misalnya, administrasi, tunjangan, manajemen karyawan, manajemen pembelajaran, manajemen kinerja, perekrutan, manajemen bakat, pelatihan, dan manajemen tenaga kerja).

Sementara itu, berikut adalah ringkasan dari beberapa kategori utama Software HRIS:
●    Administrasi SDM. Di sinilah tiga pilar tradisional HRM (penggajian, waktu dan kehadiran, dan manfaat) otomatis dan efisien.
●    Sistem Manajemen Bakat. Ini adalah basis data dan lokasi yang lebih bertarget khusus untuk perekrutan, upaya retensi karyawan, dan pengembangan karyawan.
●    Sistem Manajemen Pembelajaran. Ini dirancang untuk menentukan pendidikan, keterampilan, dan kualifikasi karyawan dan mengembangkannya dengan kursus dan materi yang tersedia.

Tipe-tipe Software HRIS
sudah tahukah Anda sebenarnya teknologi Software HRIS Indonesia memiliki berbagai macam tipe yang dibedakan berdasarkan fungsinya di dalam perusahaan? Di Indonesia sendiri terdapat beberapa tipe software HRIS yaitu, HRIS, HCM, dan HRMS, yang sama-sama bertujuan untuk menjadi solusi permasalahan HR perusahaan.

Ketiga macam software HRIS Indonesia tersebut dibedakan berdasarkan kapabilitas dan karakteristik dari masing-masing dari sistem. Berikut adalah penjelasan dari tipe software HRIS paling populer di Indonesia dikutip dari berbagai sumber:
1. HRIS (Human Resources Information System)
HRIS atau Human Resources Information System adalah sistem yang didesain untuk memanajemen sumber daya manusia, kebijakan, dan prosedur perusahaan. Tujuan dari sistem ini adalah sebagai panduan dari karyawan terhadap informasi yang ada di perusahaan.

HRIS dibutuhkan oleh semua jenis perusahaan, karena dengan adanya sistem ini perusahaan akan lebih mudah untuk berbagi informasi yang menunjang performa dari perusahaan. Human Resources Information System biasanya mencakup beberapa fungsi seperti database, rekrutmen, training, Human Resources Reporting, dan management of benefits.

2. HCM (Human Capital Management)
HCM atau Human Capital Management merupakan sistem yang mencakup elemen dari Human Resources Information System, dan juga manajemen talenta perusahaan. Sistem HCM juga memungkinkan adanya manajemen karyawan yang berasal dari kewarganegaraan yang berbeda, yang pada dasarnya memiliki perbedaan bahasa dan nilai mata uang.

Sistem HCM juga memberikan solusi terhadap perencanaan penggajian, goal setting, budgeting, dan hal lain yang berkaitan dengan performa individual karyawan.

3. HRMS (Human Resources Management System)
HRMS atau Human Resources Management System merupakan sistem yang lebih lengkap dibandingkan HRIS dan HCM. HRMS menjadi solusi untuk manajemen waktu dan karyawan lebih detail.

HRMS memungkinkan perusahaan untuk mengatur penggajian dan juga Time and Labor Management (TLM). Selain itu terdapat juga HRMS yang memberikan fitur untuk Scheduling dan planning and assessment tools.

Fitur Utama dari Software HRIS
1. Rekrutmen Karyawan
Dalam proses seleksi atau rekrutmen calon karyawan baru perusahaan sudah tidak lagi terbebani dengan metode manual, khususnya departemen HR. Pada tahap ini melalui aplikasi HRIS ini semua kebutuhan mengenai seleksi dapat disediakan dengan jelas dan tepat menggunakan fitur yang ada melalui HRIS Talenta.

2. Struktur Organisasi
Hidup di era serba cepat dan menuntut banyak perubahan membuat bidang bisnis yang dikelola harus siap dengan berbagai tantangan tersebut.
Aplikasi HRIS mampu untuk menjawab itu semua, karena dengan adanya mekanisme struktur organisasi yang terintegrasi dengan fitur yang ada membuat perusahaan dapat membangun struktur organisasi yang efektif dan dinamis.

3. Perencanaan Kerja Karyawan
Untuk penjadwalan proses kerja karyawan terkadang beberapa perusahaan masih mengandalkan metode manual, padahal kegiatan tersebut membutuhkan waktu yang lama.
Berbeda dengan perusahaan yang mengaplikasikan aplikasi HRIS Talenta, karena tersedia fitur untuk merencanakan semua jadwal pekerjaan karyawannya.

4. Administrasi Cuti
Cuti menjadi kebutuhan karyawan yang harus dipenuhi oleh perusahaan, karena ada hak dan kewajiban yang harus diberikan.
Untuk pengajuan cuti ini membutuhkan proses yang panjang dan harus melalui beberapa kebijakan yang ada, sehingga terasa lama.

Tetapi, pada fitur HRIS yang ada, memungkinkan karyawan untuk bisa melakukannya secara mandiri.
Terutama pada proses pengajuan cuti tersebut, dengan demikian pihak HRD tidak lagi begitu sulit untuk mengatur dan menentukannya, karena sudah otomatis.

5. Payroll, PPh 21, BPJS
Adanya aplikasi ini proses untuk kebutuhan payroll, PPh-21, dan BPJS tidak lagi dilakukan secara manual, sehingga tim HR tidak perlu membuat rekapan setiap bulannya.

Melalui fitur yang ada semuanya bisa dilakukan dengan cepat dan tepat, termasuk dalam menentukan jumlah gaji yang sudah dipotong pajak, cuti dan iuran BPJS nya. Hal ini membuat beban kerja tim HR setiap bulannya akan berkurang, sehingga adanya aplikasi tersebut membuat wajah baru dalam dunia pekerjaan yang tidak ribet lagi.

6. Live Attendance ( Absensi Online )
Ditengah beberapa kebijakan perusahaan yang harus melakukan pekerjaan dari rumah, karena pandemi Covid 19 akan menyulitkan untuk proses absensi.

Namun, berbeda apabila perusahaan tersebut telah menggunakan aplikasi HRIS Talenta, karena mampu memberikan pengabsensi online yang bisa dilakukan secara personal oleh karyawan dan langsung tersimpan.

7. Klaim Medis
Untuk melakukan proses klaim medis membutuhkan waktu yang panjang untuk karyawan mendapatkan penggantian dari perusahaan. Tetapi, apabila sudah memaksimalkan aplikasi HRIS ini semuanya bisa dipangkas menjadi lebih singkat. Menariknya tidak ada lagi dokumen yang sulit untuk diatur dan disimpan oleh tim HR terkait klaim medis tersebut.

8. Manajemen Waktu
Beberapa perusahaan membutuhkan karyawan untuk kerja shifting, proses ini membutuhkan penentuan secara tepat. Karena apabila salah dalam penunjukannya akan berpengaruh pada produktivitas karyawan kedepannya. Melalui aplikasi HRIS ini semuanya bisa di atur atau maintenance dengan sangat jelas, sehingga semuanya mendapatkan waktu kerja yang adil.

9. Manajemen Pelatihan Karyawan
Sementara ini beberapa perusahaan ada yang mengurungkan untuk melakukan pelatihan kepada karyawannya, karena terkendala oleh pembatasan sosial yang diberlakukan oleh pemerintah.
Nah, hal ini berbeda dengan perusahaan yang sudah terintegrasi secara digital semuanya dapat dilakukan secara remote.

10. Kinerja dan Kompetensi Karyawan (KPI)
Untuk mengukur kinerja dan kompetensi karyawan memang menjadi pekerjaan yang relatif butuh waktu dan penilaian yang cukup serius. Sehingga, pihak HR harus bisa mendata semuanya berdasarkan kualitas dan kuantitas kerja yang dilakukan oleh karyawan. Untuk mempermudah kegiatan tersebut, aplikasi HRIS dapat membantunya.

Dengan demikian beban kerja yang dihadapi oleh Human Resources akan berkurang dan lebih fokus pada hal-hal yang mendukung kemajuan perusahaan lainnya.

11. Manajemen Talenta Karyawan
Melakukan penilaian terhadap karyawan merupakan kebijakan yang harus dilakukan oleh departemen HRD untuk memberikan punish and reward.
Terkadang beberapa perusahaan masih melakukan metode manual, sehingga sering terjadi perselisihan.

Untuk mengatasi hal tersebut, penunjukan karyawan yang tepat untuk kebutuhan promosi bisa melalui aplikasi HRIS. Karena memungkinkan untuk melakukan penilaian berdasarkan beban kerja, aktivitas, dan lainnya yang dipantau secara real time melalui aplikasi tersebut.

5 Keuntungan Menggunakan Software HRIS
Manajer HRD menghadapi banyak tanggung jawab dan tugas dalam alur kerja harian mereka. Setelah Software HRIS dijelaskan, mari kita lanjutkan dengan keuntungan menggunakan software HRIS tersebut:
1. Mengawasi karyawan Anda
Fitur sampel:
●    Database dokumen karyawan. Ini memungkinkan Anda menyimpan semua dokumen karyawan Anda di sistem.
●    Manajemen penilaian. Menangani proses penilaian dari penjadwalan rapat hingga menyimpan ulasan kinerja dan feedback dari karyawan.
●    Pelacakan pelamar. Sederhanakan cara Anda menemukan orang yang tepat dan memilih kandidat terbaik.

2. Memantau cuti dan ketidakhadiran
Fitur sampel:
●    Manajemen ketidakhadiran. Gambaran umum tentang ketidakhadiran, cuti, dan pelatihan karyawan untuk menangani kalender karyawan secara efisien dan efektif.
●    Manajemen penggajian. Mengekspor penyesuaian ke penggajian karyawan ke sistem.
●    Kalender perusahaan. Ringkasan tentang hari libur perusahaan yang akan datang, karyawan yang tidak di kantor, ulang tahun yang akan datang, dan acara lainnya.

3. Melihat data secara sekilas
Fitur sampel:
●    Catatan latihan. Menjadwalkan dan memantau pelatihan untuk karyawan oleh HRD dan manajer lini.
●    Pelaporan HRD. Ini membantu Anda mendapatkan wawasan HRD dan membuat laporan terperinci.
●    Jejak audit. Ini memungkinkan Anda untuk memantau perubahan data berdasarkan siapa, apa, dan kapan.

4. Mengamankan manajemen data
Fitur sampel:
●    Izin akses. Manajer lini dan departemen keuangan, antara lain, diberi izin untuk mengakses sistem untuk mengurangi beban kerja HRD Anda dan memastikan karyawan atau departemen yang tepat mendapatkan akses langsung ke data mereka.
●    Employe Self Service. Karyawan dapat meminta hari libur dan cuti serta memperbarui data pribadi mereka dengan izin.
●    Keamanan. Otentikasi pengguna dan enkripsi data hanyalah beberapa fitur yang dimiliki Software HRIS untuk memastikan data tidak diakses oleh personel yang tidak berwenang.

5. Menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas
Fitur sampel:
●    Notifikasi email. Pemberitahuan instan untuk pengeditan, persetujuan, permintaan, dan pembaruan status untuk memastikan informasinya mutakhir.
●    Pengingat. Mengatur pengingat untuk acara besar (ulang tahun, karyawan baru, penilaian, dan tinjauan masa percobaan, dll) untuk pemberitahuan otomatis.
●    Ceklist tugas. Melacak dan waktu penjadwalan untuk memastikan semua yang perlu dilakukan tercapai.

Tujuan software HRIS sangat bervariasi karena variasi alur kerja departemen HRD dari satu Perusahaan ke Perusahaan lainnya. Berdasarkan fungsionalitas keseluruhan, kami ingin mengatakan jika Software HRIS atau HRIS Mekari Talenta adalah contoh solusi Software HRIS terkemuka dan terpopuler yang kami sarankan untuk Anda gunakan.

Mekari adalah Perusahaan Software-as-a-Service (SaaS) terdepan yang menyediakan solusi automasi bisnis berbasis cloud untuk mendukung perkembangan beragam bisnis di Indonesia, dari kecil sampai besar, melalui penggunaan teknologi.

Mekari hadir sebagai solusi automasi berbasis cloud yang terlengkap dan terintegrasi untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas berbagai operasional bisnis, seperti pengelolaan HR, akuntansi, perpajakan, benefits, komunikasi, dan customer relations.

Saat ini Mekari telah dipercaya oleh 35,000+ di lebih dari 20 kota dengan jumlah pengguna 450,000+

Segera gunakan Mekari untuk mengelola karyawan Anda dan dapatkan gratis akses selama 14 hari!