Pengertian Mail Merge
Mail Merge merupakan sebuah fitur yang memungkinkan pengguna membuat dan mengirim email atau surat dalam jumlah besar langsung dari file penggabungan data. Istilah Mail Merge sendiri sudah cukup familiar di kalangan para pengguna Microsoft Office, karena fitur ini memang tersedia pada beberapa program Office seperti Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint. Pada dasarnya, Mail Merge digunakan sebagai cara ekonomis dan efisien untuk membuat dokumen dalam jumlah besar, tapi tetap dengan personalisasi yang bisa diatur sesuai kebutuhan.
Misalnya saja, Anda ingin mengirimkan undangan ke 500 relasi bisnis Anda, tentu akan lebih cepat dan mudah jika menggunakan Mail Merge daripada mengetik satu persatu email serta nama perusahaan yang dituju. Dengan Mail Merge, Anda dapat menghemat waktu dan tenaga untuk mengirim email dalam jumlah besar, sambil tetap menyematkan sentuhan pribadi dalam pesan yang dikirimkan.
Mail Merge sebenarnya hanyalah sebuah istilah umum yang merujuk pada fungsi penggabungan data pada suatu program. Dalam Microsoft Word, Mail Merge memungkinkan pengguna untuk membuat dokumen seperti amplop, label, atau surat pos massal dengan mudah. Namun, tidak banyak pengguna yang tahu bahwa Mail Merge juga tersedia di aplikasi lain dari Office, seperti Excel dan PowerPoint.
Salah satu contoh sederhana penggunaan Mail Merge pada Excel adalah dengan menggabungkan lembar kerja berisi daftar email atau kontak dengan template email dalam format yang disukai, seperti HTML atau Rich Text. Dalam hal ini, Mail Merge akan membantu mengirim email yang personal dan disesuaikan secara otomatis dengan nama penerima, perusahaan, atau informasi lain yang relevan dari setiap catatan pada daftar kontak.
Sama dengan Excel, PowerPoint juga memiliki fitur Mail Merge yang memungkinkan pengguna untuk membuat presentasi dengan kilatan sentuhan personal yang unik. Misalnya saja, ketika Anda sedang mempersiapkan presentasi tentang laporan keuangan perusahaan yang disajikan dalam bentuk grafik dan tabel, maka Mail Merge akan membantu menyertakan nama dan info penting dari masing-masing laporan dalam slide presentasi yang Anda persiapkan.
Dengan Mail Merge, pengguna Office dapat menghemat waktu dan tenaga dalam mengelola dokumentasi dalam jumlah besar, terlebih jika memiliki tugas sehari-hari yang banyak. Kelemahan Mail Merge dari sisi penggunaan adalah jangan sampai pengguna terlalu terburu-buru dalam melakukan merge data, karena bisa berakibat fatal jika teks yang masuk ke email atau surat pos tidak sesuai dengan pesan yang hendak diungkapkan.
Dalam hal ini, sangat penting bagi pengguna untuk selalu mengetes dokumen sebelum dikirimkan dalam jumlah besar. Pembuatan daftar kontak yang akurat dan detail akan sangat membantu dalam penggunaan Mail Merge. Misalnya, pastikan Anda memiliki nama lengkap, perusahaan, alamat email, dan informasi penting lainnya yang relevan dari setiap anggota daftar, sehingga sesuai dengan format mail merge yang hendak dibuat.
Fungsi dari Tab Mailings
Tab Mailings adalah salah satu tab yang dapat kita temukan di Microsoft Word. Tab ini digunakan untuk membuat dokumen mail merge. Sebenarnya, apa sih fungsi dari Tab Mailings?
Fungsi utama dari Tab Mailings adalah untuk mempermudah bunda dalam membuat surat atau dokumen yang sama, namun mempunyai isi yang berbeda-beda. Misalnya, Bunda ingin membuat undangan untuk acara ulang tahun teman-teman sekolah anak Bunda. Undangan tersebut mempunyai format yang sama, namun nama dan alamat teman-teman sekolah anak Bunda berbeda-beda. Dengan mail merge, Bunda tidak perlu mengetik satu per satu nama dan alamat di undangan tersebut. Cukup dengan membuat satu dokumen master, Bunda dapat menyisipkan variabel-variabel seperti nama, alamat, nomor telepon, email, atau variabel lainnya pada dokumen tersebut yang nantinya akan diisi oleh data-data yang sudah Bunda masukkan sebelumnya.
Selain itu, Tab Mailings juga dapat digunakan untuk membantu bunda dalam membuat label, amplop, atau surat yang ditujukan kepada banyak penerima. Dalam konteks bisnis, penerapan mail merge sangat berguna untuk membuat surat penawaran, faktur, surat peringatan, undangan acara, dan sebagainya.
Fitur-Fitur di Tab Mailings
Tab Mailings sendiri terdiri dari beberapa group atau kelompok menu. Apa saja ya fitur yang terdapat di setiap group tersebut?
Start Mail Merge
Dalam group ini terdapat beberapa fitur seperti:
- Letters: fitur ini bisa bunda gunakan untuk membuat surat biasa.
- E-mail Messages: fitur ini bisa digunakan jika bunda ingin mengirimkan surat secara online.
- Envelopes: fitur ini digunakan untuk membuat amplop yang nantinya dapat dicetak.
- Labels: fitur ini digunakan untuk membuat label alamat yang dapat dicetak.
- More Items: fitur ini memungkinkan bunda untuk membuat dokumen merge dari sumber data yang berbeda seperti kontak telepon, kalender Outlook, dan sebagainya.
Write & Insert Fields
Dalam group ini, terdapat beberapa fitur penting:
- Match Fields: fitur ini memungkinkan bunda untuk membandingkan variabel di dokumen master dengan sumber data. Jika misalnya di dokumen master variabel untuk nama diisi dengan {nama}, sementara di sumber data variabel untuk nama diisi dengan “Nama Lengkap”, maka fitur Match Fields dapat membantu bunda untuk memadukan keduanya.
- Insert Merge Field: fitur ini digunakan untuk memasukkan variabel ke dalam dokumen master. Variabel tersebut akan mengambil data dari sumber data yang sudah Bunda masukkan sebelumnya.
- Rules: fitur ini digunakan untuk menentukan rule atau aturan pemrosesan data, seperti jika pada data alamat tidak diisi, maka dokumen tidak akan di-print.
Preview Results
Dalam group ini, terdapat fitur penting yakni Preview Results. Fitur ini memungkinkan bunda untuk melihat hasil mail merge dalam bentuk preview atau pratinjau. Di sinilah bunda dapat melihat apakah varibel-variabel yang ada di dokumen master sudah terisi dengan benar atau belum.
Finish
Group Finish adalah group terakhir di Tab Mailings yang memungkinkan bunda untuk melakukan finishing dokumen mail merge, seperti:
- Edit Individual Documents: fitur ini digunakan untuk mengedit dokumen-dokumen individual. Katakanlah ada 100 surat yang perlu Bunda kirimkan, maka dapat dilakukan editing secara bersamaan tanpa harus mengedit satu per satu.
- Print Documents: fitur ini digunakan untuk mencetak dokumen mail merge.
- Send E-mail: fitur ini digunakan jika bunda ingin mengirim surat secara elektronik.
- Save Documents: fitur ini digunakan untuk menyimpan dokumen mail merge yang sudah jadi.
- Other Pages: fitur ini memungkinkan bunda untuk membuat cover page, table of contents, atau undangan RSVP.
Itulah penjelasan singkat mengenai fungsi tab Mailings di Microsoft Word. Dengan memahami cara kerja mail merge, bunda dapat membuat dokumen yang sama dengan cepat dan mudah. Semoga artikel ini bermanfaat ya!
Menyimpan Hasil Mail Merge dalam Dokumen Baru
Setelah membuat mail merge dalam dokumen, Anda tentu ingin menyimpan hasilnya dalam dokumen yang baru agar mudah ditemukan dan didistribusikan tepat waktu. Berikut langkah-langkahnya:
1. Sebelum menyimpan dokumen baru
Sebelum Anda menyelesaikan mail merge, pastikan semua data-data yang akan digabungkan telah diatur dengan benar. Pastikan juga merapihkan formatting dan layout agar dokumen menjadi lebih menarik dan mudah dipahami. Hal ini penting dilakukan untuk meningkatkan profesionalisme dokumen yang Anda buat.
2. Klik Save As
Saat mail merge sudah rampung dan tampilan dokumen sudah sesuai dengan apa yang Anda inginkan, klik tombol Save As pada kolom menu File di bagian atas dokumen.
3. Pilih format dokumen
Setelah muncul dialog box Save As, pilihlah format yang diinginkan dalam kotak dropdown Save As Type. Docx atau PDF biasanya format yang paling sering digunakan. Sesuaikan dengan kebiasaan Anda dan kebutuhan pekerjaan. Jika ingin mengelola dokumen lebih mudah, gunakan format PDF.
4. Beri nama pada dokumen
Beri nama pada dokumen yang baru tersebut sesuai keinginan Anda. Beri nama dokumen secara spesifik dan jelas agar mudah ditemukan dan diidentifikasi kemudian hari.
5. Lokasi penyimpanan
Pilih folder atau lokasi tempat Anda menyimpan dokumen tersebut pada bagian Save In di bawah kotak dialog File Name. Pastikan lokasi penyimpanan mudah diakses dan terjaga keamanannya.
Setelah semua langkah dilakukan, klik tombol Save untuk menyimpan dokumen baru. Simpan dokumen tersebut sesuai keinginan dan gunakan sesuai dengan kebutuhan Anda. Jika dokumen tersebut akan dibagikan dengan orang lain, maka pastikan Anda telah melakukan pengaturan konfigurasi yang tepat agar dokumen mudah dibaca dan dipahami oleh orang lain.
Jangan lupa untuk mengecek kembali dokumen setelah disimpan agar tidak terjadi kesalahan di kemudian hari. Anda juga dapat membuat backup dokumen untuk memastikan dokumen original tetap aman.
Demikian lah langkah-langkah untuk menyimpan hasil mail merge dalam dokumen baru. Dengan langkah sederhana tersebut Anda akan mampu membuat dokumen dengan hasil yang profesional dan mudah digunakan.
Hemat Energi: Upaya untuk Menjaga Bumi dan Masa Depan Pendidikan
Exploring the Rise of Josei Anime in Indonesia
Pernyataan-pernyataan Berikut yang Benar adalah
