Ukuran Kertas Surat Dinas yang Digunakan
Bagi Anda yang sering berurusan dengan lingkungan perkantoran, pasti tidak asing dengan surat dinas. Surat dinas adalah jenis surat resmi yang digunakan oleh instansi atau lembaga pemerintah untuk kepentingan bisnis atau urusan kenegaraan. Pada umumnya, surat dinas disampaikan antara satu instansi dengan instansi lainnya.
Surat dinas memiliki ciri khusus baik dari segi isi maupun dari segi bentuk. Salah satu ciri dari surat dinas adalah ukuran kertas yang digunakan. Pada umumnya, surat dinas menggunakan ukuran kertas yang standar, yakni A4. A4 adalah ukuran kertas yang paling umum dan praktis digunakan untuk berbagai keperluan percetakan, termasuk surat dinas. Ukuran kertas A4 di Indonesia adalah 210 x 297 mm.
Selain A4, di Indonesia juga terdapat ukuran kertas standar lainnya yang kerap digunakan pada surat dinas. Ukuran tersebut adalah Folio dan Quarter. Ukuran kertas Folio biasanya digunakan untuk surat dinas dalam jumlah banyak yang nantinya akan dilampirkan dalam bentuk dokumen pendukung. Sedangkan ukuran kertas Quarter biasanya digunakan pada surat dinas dalam rangka retur, pengajuan permintaan, atau dalam penyampaian surat resmi dalam jumlah sedikit.
Ketiga ukuran kertas tersebut biasanya sudah diamandemenkan dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 13 tahun 2014 tentang Penggunaan Aplikasi Dokumen Elektronik Bagi Lembaga dan Pemerintahan. Penggunaan ukuran kertas yang berbeda dari ukuran standar A4, Folio, dan Quarter harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang.
Sebagai tambahan informasi, ukuran kertas A4 dan Folio merupakan ukuran kertas yang paling praktis, mudah didapatkan, dan harganya terjangkau. Sehingga, sangat cocok digunakan oleh instansi dan lembaga pemerintah dalam rangka menghemat anggaran. Selain itu, kedua ukuran kertas tersebut memiliki luas permukaan kertas yang memadai untuk penulisan surat dinas.
Namun demikian, banyak instansi atau perusahaan yang menggunakan ukuran kertas yang berbeda untuk keperluan surat dinas. Hal ini disesuaikan dengan kebutuhan atau kebijakan internal mereka. Namun, penggunaan ukuran kertas yang berbeda seringkali menyulitkan penerima surat dinas. Sehingga, sebaiknya penggunaan ukuran kertas standar A4, Folio, dan Quarter tetap dijadikan prioritas dalam penyusunan surat dinas. Penggunaan ukuran kertas standar yang tepat juga merupakan salah satu tanda profesionalisme dari suatu instansi atau perusahaan dalam mengirim surat dinas.
Tata Letak Isi Surat pada Surat Dinas
Surat dinas adalah sebuah surat resmi yang dibuat oleh sebuah institusi atau instansi dalam menyampaikan informasi terkait dengan bidang pekerjaannya. Surat dinas biasanya memiliki format baku dan ketentuan yang harus dipatuhi dalam penyusunan surat dinas itu sendiri. Selain itu, surat dinas memiliki ciri-ciri tertentu yang membedakan dengan jenis surat lainnya dan salah satunya adalah tata letak isi surat.
Tata letak isi surat dinas memiliki ketentuan yang harus dipatuhi oleh para penulis atau staf dalam menulis surat dinas. Tahapan dalam tata letak isi surat dinas harus diikuti oleh para penulis untuk membuat surat dinas mereka terlihat rapi, jelas, dan mudah dibaca. Tahapan dalam tata letak isi surat dinas adalah sebagai berikut:
- Penulisan alamat
Langkah pertama dalam menulis surat dinas adalah dengan menuliskan alamat terlebih dahulu. Alamat ini mencakup alamat pengirim dan penerima surat dinas. Pada bagian alamat pengirim, tuliskan nama institusi atau instansi yang mengirimkan surat dinas. Setelah itu, tuliskan alamat lengkap dari institusi atau instansi tersebut. Pada bagian alamat penerima, tuliskan nama dari institusi atau instansi yang akan menerima surat dinas. Selain itu, tuliskan alamat lengkap dari institusi atau instansi tersebut.
- Penulisan nomor surat dan hal surat
Setelah menulis alamat pengirim dan penerima, langkah selanjutnya adalah menulis nomor surat dan hal surat. Nomor surat adalah nomor unik yang digunakan untuk membedakan surat dinas dengan surat dinas yang lain. Sedangkan hal surat adalah judul dari surat dinas. Nomor surat dituliskan pada bagian kiri atas halaman, sedangkan hal surat dituliskan setelah nomor surat dengan jarak beberapa spasi.
- Penulisan tanggal surat
Tanggal surat yang dimaksud adalah tanggal dibuatnya surat dinas. Tanggal surat tersebut harus diletakkan di bawah nomor surat pada bagian kiri atas halaman surat dinas. Tuliskan tanggal surat dengan format harian, bulan, dan tahun. Sebagai contoh: 18 Agustus 2021.
- Penulisan tujuan surat
Setelah menuliskan tanggal surat, langkah selanjutnya adalah menuliskan tujuan surat. Tujuan surat adalah struktur organisasi dan nama instansi atau orang yang dituju oleh surat dinas. Tuliskan tujuan surat pada bagian tengah halaman, tepat di bawah tanggal surat. Tuliskan nama instansi atau nama orang yang dituju dengan jelas dan berurutan dari atas ke bawah.
- Penulisan pembukaan
Langkah selanjutnya adalah menulis pembukaan surat. Pembukaan surat adalah kalimat awal dari surat dinas yang biasanya berisi pengantar, sapaan, atau ucapan terima kasih. Tuliskan pembukaan surat pada bagian kiri bawah halaman, tepat di bawah tujuan surat. Pembukaan surat biasanya dimulai dengan kalimat “Dengan hormat,” atau “Sehubungan dengan surat Saudara nomor…”.
- Penulisan isi surat
Setelah pembukaan surat, langkah selanjutnya adalah menuliskan isi surat. Isi surat adalah materi utama dari surat dinas yang ingin disampaikan kepada penerima. Tuliskan isi surat pada bagian tengah halaman dan usahakan untuk menyampaikan ide, informasi, atau pengumuman dengan jelas dan singkat. Pada bagian isi surat, tersedia juga paragraf yang kemudian berisi pokok-pokok bahasan yang akan disampaikan.
- Penutup surat
Langkah terakhir dalam tata letak isi surat dinas adalah menulis penutup surat. Penutup surat adalah ungkapan yang digunakan oleh pengirim untuk menutup surat dan sebagai penegas bahwa isi surat tersebut disampaikan dengan sebenarnya. Tuliskan penutup surat pada bagian kanan bawah halaman. Contoh penutup surat yang umum digunakan adalah “Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama Anda kami ucapkan terima kasih.”
Dalam menulis surat dinas, tata letak isi surat sangat penting untuk diperhatikan. Mengikuti langkah-langkah dalam tata letak isi surat dinas akan membuat surat dinas terlihat rapi, jelas, dan mudah dibaca oleh penerima. Oleh karena itu, para penulis atau staf harus memperhatikan secara detail tentang tata letak isi surat dinas tersebut agar nantinya tidak terjadinya kesalahan.
Pilihan Jenis Huruf dan Ukuran yang Digunakan pada Surat Dinas
Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi yang digunakan oleh instansi pemerintah atau organisasi swasta dalam mengirimkan informasi atau pesan kepada pihak lain. Oleh karena itu, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan surat dinas, salah satunya adalah pemilihan jenis huruf dan ukuran yang digunakan.
Secara umum, terdapat beberapa jenis huruf yang cocok digunakan pada surat dinas, di antaranya adalah Times New Roman, Arial, Calibri, dan Verdana. Jenis huruf-huruf tersebut umumnya dipilih karena mudah dibaca dan memberikan kesan yang resmi serta profesional. Selain itu, pemilihan ukuran huruf juga sangat penting untuk diperhatikan.
Umumnya, ukuran huruf yang digunakan pada surat dinas adalah antara 11 hingga 12 points. Ukuran huruf tersebut dipilih karena tidak terlalu kecil sehingga mudah dibaca, namun tidak terlalu besar sehingga tidak memakan terlalu banyak ruang pada kertas surat. Selain itu, pemilihan jenis huruf dan ukuran yang tepat juga dapat memudahkan penerima surat dalam membaca dan memahami isi pesan yang terdapat pada surat dinas.
Pemilihan jenis huruf dan ukuran yang tepat pada surat dinas juga dapat meningkatkan citra dan reputasi instansi pemerintah atau organisasi swasta yang mengirimkan surat tersebut. Jika jenis huruf dan ukuran yang digunakan kurang sesuai dengan tata cara penulisan surat dinas yang baik dan benar, maka hal tersebut dapat memberikan kesan yang kurang profesional dan tidak serius kepada penerima surat.
Dalam praktiknya, baik instansi pemerintah maupun organisasi swasta memiliki kebijakan tersendiri mengenai pemilihan jenis huruf dan ukuran yang digunakan dalam penulisan surat dinas. Selain itu, adanya pedoman tata cara penulisan surat dinas, seperti pada Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI) juga dapat menjadi acuan dalam menentukan jenis huruf dan ukuran yang digunakan pada surat dinas.
Secara keseluruhan, pemilihan jenis huruf dan ukuran pada surat dinas memegang peranan penting dalam memperlihatkan keseriusan, profesionalisme, dan citra positif kepada pihak-pihak yang menerima surat tersebut. Oleh karena itu, langkah untuk memilih jenis huruf dan ukuran yang tepat pada surat dinas tidak boleh diabaikan dan harus menjadi bagian dari tata cara penulisan surat dinas yang baik dan benar.
Tugas dan Tanggung Jawab Penggunaan Surat Dinas yang Sudah Jelas
Surat dinas memegang peran penting sebagai komunikasi resmi di lingkungan pemerintahan maupun swasta. Sebagai pengirim, kita harus mengetahui dan memahami tugas dan tanggung jawab penggunaan surat dinas yang sudah jelas.
Tugas dan tanggung jawab penggunaan surat dinas pada dasarnya mencakup hal-hal sebagai berikut:
1. Menjaga Keamanan dan Kerahasiaan Surat Dinas
Salah satu tugas dan tanggung jawab penting saat menggunakan surat dinas adalah menjaga keamanan dan kerahasiaan informasi yang ada di dalam surat. Sebagai pengirim, kita harus memastikan bahwa surat yang kita kirimkan hanya sampai ke tangan pihak yang dituju dan tidak bocor ke pihak lain yang tidak berkepentingan.
2. Menjaga Sopan Santun dan Etika dalam Berkomunikasi
Surat dinas adalah sarana komunikasi resmi, sehingga bahasa yang digunakan haruslah sopan dan santun. Hal ini bertujuan agar surat dinas terlihat serius dan menghargai pihak yang dituju. Selain itu, kita juga harus menghindari penggunaan kata-kata yang tidak sopan atau kasar, karena hal ini dapat merusak citra baik instansi atau perusahaan tempat kita bekerja.
3. Menggunakan Format dan Bahasa yang Tepat
Tugas dan tanggung jawab lain dalam penggunaan surat dinas adalah menggunakan format dan bahasa yang tepat. Format surat dinas harus sesuai dengan standar yang berlaku, seperti menggunakan kop surat, nomor surat, lampiran, tanggal, dan lain-lain. Di samping itu, bahasa yang digunakan juga harus jelas, mudah dipahami, dan tidak menimbulkan keraguan atau salah tafsir.
4. Menjaga Konsistensi dan Kebersihan Surat Dinas
Konsistensi dan kebersihan surat dinas juga perlu diperhatikan. Surat dinas yang dilengkapi dengan logo, kop surat, dan format yang konsisten akan memberikan kesan profesional dan teratur pada penerima surat. Selain itu, kita juga harus memperhatikan kebersihan surat dinas, baik dalam hal kertas yang digunakan maupun isi surat yang ditulis dengan rapi dan jelas.
Demikian adalah tugas dan tanggung jawab penggunaan surat dinas yang sudah jelas. Dengan memahami hal-hal ini, diharapkan surat dinas yang kita kirimkan dapat berfungsi sebagaimana mestinya, yaitu sebagai sarana komunikasi resmi yang efektif dan efisien.
Penggunaan Materai pada Surat Dinas, Wajib atau Tidak?
Banyak yang masih bingung mengenai penggunaan materai pada surat dinas. Sejauh ini masih terdapat anggapan bahwa materai wajib digunakan pada surat dinas, namun faktanya tidak selalu demikian. Hal ini sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah Indonesia dalam hal penggunaan materai.
Materai merupakan dokumen yang digunakan untuk membuktikan bahwa pengirim atau pemilik dokumen telah membayar pajak. Materai sendiri berbentuk kertas berhologram pada bagian belakangnya dan dilengkapi dengan nomor seri. Pada awalnya, penggunaan materai pada surat dinas memang wajib, namun setelah adanya perubahan peraturan pada tahun 2009, materai hanya digunakan pada surat-surat tertentu.
Pada peraturan tersebut, diatur bahwa surat dinas yang membutuhkan penggunaan materai adalah surat dinas yang mengandung unsur pungutan atau pelepasan biaya. Sebagai contoh, surat dinas yang digunakan untuk pengambilan uang makan, pemesanan tiket pesawat, atau pemesanan barang melalui pos harus dilengkapi dengan materai.
Namun perlu diperhatikan bahwa jika nilai yang tertera pada surat dinas melebihi Rp. 6.000.000,- maka materai wajib digunakan. Selain itu, penggunaan materai pada surat dinas juga diatur berdasarkan pada luas kertas surat dinas itu sendiri.
Khusus untuk surat dinas dalam lingkungan pemerintahan, penggunaan materai tidak lagi wajib. Sebelumnya, penggunaan materai pada surat dinas pemerintah juga masih wajib, namun berubah seiring dengan adanya peraturan baru.
Sebagai konsekuensi dari penggunaan materai, pengirim surat dinas harus membayar biaya materai dengan nilai sesuai dengan besaran yang telah ditetapkan. Biaya materai sendiri tergantung pada jangka waktu penggunaan. Misalnya, untuk penggunaan 1 tahun, maka biaya materai yang harus dibayar adalah Rp. 6.000,-.
Apabila surat dinas yang dibuat tidak memenuhi syarat untuk menggunakan materai, maka berdampak pada pelanggaran dan dapat disanksi dengan denda. Pada sejumlah instansi, sanksi tersebut adalah pencoretan nama pada daftar pembekalan instansi tersebut.
Jadi, sesuai dengan peraturan pemerintah, penggunaan materai pada surat dinas tidak selalu wajib, tetapi tergantung pada indikator yang telah ditetapkan. Sebagai pengirim surat dinas, diperlukan pengetahuan yang baik terkait hal ini agar terhindar dari kemungkinan sanksi pelanggaran.
4 Ide Bisnis Modal Kecil untuk Mahasiswa tanpa Ganggu Kuliah
Perlindungan Terhadap Difabel: Kolaborasi ASEAN di Indonesia
arti dari potongan ayat
