Mengenal Pengertian Struktur Organisasi

Di dunia kerja, struktur organisasi menjadi hal penting yang harus diketahui oleh setiap orang. Struktur organisasi adalah suatu kerangka atau diagram yang menggambarkan tata letak serta hubungan antara setiap individu dalam suatu organisasi. Melalui struktur organisasi, kita bisa melihat secara jelas bagaimana semua bagian dari suatu organisasi saling bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama.

Struktur organisasi sangatlah penting untuk keberlangsungan suatu bisnis atau perusahaan. Tanpa struktur organisasi yang baik dan teratur, sebuah perusahaan akan sulit untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dalam struktur organisasi, terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab, sehingga setiap individu dapat fokus pada tugas mereka dan bekerja dengan efektif dan efisien.

Struktur organisasi juga membantu dalam mengurangi tingkat kebingungan dan kecemasan karyawan. Dalam sebuah perusahaan yang tidak memiliki struktur yang jelas, kesalahan dan kekeliruan dalam pelaksanaan tugas dapat terjadi karena banyaknya tanggung jawab yang diberikan pada satu orang. Karyawan juga dapat merasa stres karena tidak mengetahui dengan pasti siapa yang harus mereka hubungi atau bagaimana mereka harus berkomunikasi dengan atasan mereka.

Dalam membuat struktur organisasi, ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Pertama, kita perlu menetapkan alat atau aplikasi yang akan digunakan dalam membuat struktur organisasi. Salah satu aplikasi yang bisa digunakan adalah Microsoft Word. Kedua, kita perlu menentukan organisasi apa yang akan kita buat strukturnya. Organisasi yang dimaksud bisa berupa perusahaan, organisasi, atau lembaga. Ketiga, kita perlu menentukan posisi atau jabatan setiap individu dalam organisasi. Keempat, setelah posisi atau jabatan sudah ditentukan, kita bisa mulai membangun struktur organisasi dengan menggambarkan hubungan antara setiap individu dalam organisasi.

Struktur organisasi juga bisa berbeda-beda tergantung pada jenis organisasi yang dibuat. Ada beberapa jenis struktur organisasi yang umum digunakan dalam bisnis, seperti struktur organisasi fungsional, struktur organisasi divisi, struktur organisasi matriks, dan struktur organisasi flat. Setiap jenis struktur organisasi memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, jadi sebaiknya kita memilih jenis struktur sesuai dengan kebutuhan organisasi kita.

Selain itu, penting juga untuk memperhatikan skala organisasi dalam membuat struktur organisasi. Organisasi yang lebih besar tentunya akan memiliki struktur organisasi yang lebih kompleks dan lebih banyak posisi jabatan yang harus ditentukan. Sementara itu, organisasi yang lebih kecil mungkin hanya memerlukan beberapa posisi jabatan saja.

Dalam membuat struktur organisasi, ternyata ada beberapa keuntungan yang bisa kita dapatkan sebagai pemilik bisnis atau perusahaan. Salah satunya adalah meningkatkan produktivitas karyawan. Dengan adanya struktur organisasi yang jelas, setiap karyawan dapat fokus pada tugas mereka dan bekerja dengan lebih efisien. Karyawan juga bisa mengetahui dengan pasti sumber daya apa yang terbatas, sehingga mereka bisa membuat keputusan yang lebih baik dalam bekerja. Selain itu, struktur organisasi yang baik juga bisa membantu dalam mengurangi biaya operasional karena setiap individu memiliki peran yang jelas dan tidak ada tumpang tindih dalam tugas yang diberikan.

Secara keseluruhan, struktur organisasi sangatlah penting dan berperan besar dalam kesuksesan suatu organisasi. Oleh karena itu, kita perlu mengetahui dan memahami konsep dasar dari struktur organisasi sehingga kita bisa membuatnya dengan baik dan teratur.

Langkah-langkah dasar membuat struktur organisasi di Word

Jika kamu ingin membuat sebuah organisasi di perusahaan atau proyek, kamu perlu membuat struktur organisasi. Hal ini bisa membantu kamu untuk memperjelas tugas, tanggung jawab, dan hubungan antara setiap anggota tim. Di era digital saat ini, kamu dapat membuat struktur organisasi di Word. Berikut adalah langkah-langkah dasar membuat struktur organisasi di Word:

1. Mulailah dengan membuat dokumen baru

Setelah kamu membuka aplikasi Word, pilih “dokumen baru” untuk memulai membuat dokumen baru. Pilihan dokumen akan muncul di layar. Pilih “blank document”. Kamu dapat memilih ukuran font, jenis font, ukuran halaman, dan margin sesuai dengan keinginan kamu.



Selanjutnya, klik tab “Tata Letak Halaman” untuk memilih orientasi dokumen kamu. Pilih “Lanskap” untuk dokumen yang panjang atau lebar, dan “Potret” untuk dokumen yang pendek atau cenderung tinggi. Kamu juga bisa memilih ukuran page setup yang akan kamu gunakan.



2. Tentukan Tipe Struktur Organisasi yang Kamu Inginkan

Hal berikutnya untuk dilakukan adalah memutuskan tipe struktur organisasi yang kamu inginkan. Ada banyak tipe struktur organisasi. Beberapa tipe struktur organisasi yang populer termasuk struktur hierarki, struktur fungsional, dan struktur matriks.



Jika kamu memutuskan untuk menggunakan struktur hierarki, kamu akan memulai dengan menentukan anggota tim yang memiliki peran yang paling penting. Mereka biasanya berada di posisi paling atas dalam bagan diagram. Selanjutnya, kamu akan menambahkan nama lain dan informasi tentang anggota tim kamu, yang kamu pisahkan berdasarkan departemen atau fungsinya. Untuk struktur matriks, kamu akan menambahkan departemen dan sub-departemen yang dimilikinya. Bagi struktur fungsional, kamu akan membuat bagan berdasarkan fungsi masing-masing anggota tim.

Selanjutnya, buat daftar seluruh anggota tim dan bagaimana mereka berhubungan satu sama lain. Kamu bisa menggunakan garis atau kotak untuk membuat diagram alur sederhana yang jelas dan mudah dicerna.



3. Tambahkan Anggota Tim ke dalam Diagram Bagan Kerja

Cara termudah untuk menambahkan anggota tim ke dalam diagram adalah menggunakan opsi “Shapes” di Word. Klik jendela “Shapes” di toolbar di halaman, maka akan muncul pilihan bentuk yang berbeda seperti lingkaran, kotak, segitiga, dan semacamnya. Pilih bentuk yang sesuai untuk bagian dalam diagram anggota tim kamu. Setelah kamu memilih bentuk yang kamu inginkan, arahkan kursor ke halaman kerja dan klik pada halaman kerja untuk memunculkan bentuk pilihan kamu.



Setelah kamu membuat bentuk untuk anggota tim, klik kanan pada bentuk tersebut dan pilih “Tambahkan teks”. Kamu dapat mengetikkan nama anggota tim dan posisinya pada bentuk tersebut.



4. Tambahkan Garis Antara Anggota Tim untuk Menghubungkan Mereka

Untuk menjaga bagan diagram struktur organisasi Anda tetap sejuk dan teratur, seringkali penting untuk menambahkan garis untuk menghubungkan setiap anggota staf. Hal ini akan memberikan gambaran yang jelas tentang bagaimana anggota timmu berhubungan satu sama lain di organisasimu.

Untuk menambahkan garis, klik pada pilihan “Shapes” di toolbar dan pilih bentuk “Line”. Kemudian, arahkan kursor dan tarik garis ke posisi paling atas bagan diagram. Kamu bisa duplikat garis tersebut dan menariknya ke bagian bawah bagan diagram untuk menghubungkan beberapa anggota tim sekaligus. Kamu bisa juga memutar garis dengan cara menjalankan fungsi “Rotate”.



5. Gunakan “Shapes” dan “Text Box” untuk Customise Diagram Struktur Organisasimu

Agar diagram struktur organisasimu lebih mudah dibaca, kamu bisa menggunakan fitur Shapes dan Text Box di Word untuk menambahkan gambar, bentuk, dan blok teks ke dalam diagrammu. Pilih Shapes dan Text Box yang sesuai dengan proyekmu. Kamu bisa membuat kotak dengan mengklik Shapes dan memilih shape yang kamu inginkan.



Jika kamu ingin menambahkan gambar atau logo ke dalam struktur organisasi, kamu bisa mengklik opsi “Add Picture”. Unggah gambar atau logo mu, tarik ke ukuran yang kamu inginkan, dan tempelkan ke dalam diagram struktur organisasi.

Selesai sudah. Membuat struktur organisasi di Word cukup mudah dan sederhana. Dengan menempatkan anggota tim pada tempat yang tepat dalam diagram, kamu dapat menghasilkan struktur organisasi yang jelas dan informatif untuk perusahaanmu atau proyekmu. Kamu bisa memilih template struktur organisasi yang telah disediakan oleh Word atau membuat struktur organisasimu sendiri menggunakan Shapes, text box, gambar, dan garis.

Menentukan jenis dan model struktur organisasi yang tepat

Menentukan jenis dan model struktur organisasi yang tepat merupakan langkah penting dalam membuat struktur organisasi perusahaan. Hal ini sangat penting karena struktur organisasi yang tepat dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam menjalankan tugas-tugas perusahaan.

Sebelum memutuskan jenis dan model struktur organisasi yang tepat, perusahaan harus mempertimbangkan beberapa faktor seperti ukuran perusahaan, jenis bisnis, dan tujuan perusahaan. Pilihan jenis dan model struktur organisasi yang tepat akan mempengaruhi proses operasional seluruh perusahaan.

Berikut adalah beberapa jenis dan model struktur organisasi yang umum digunakan di perusahaan di Indonesia:

1. Struktur organisasi fungsional

Struktur organisasi fungsional biasanya digunakan di perusahaan dengan skala besar dan kompleksitas tinggi. Struktur organisasi ini terdiri dari departemen-departemen fungsional seperti pengembangan produk, akuntansi dan keuangan, produksi, pemasaran, sumber daya manusia dan lainnya.

Keuntungan menggunakan struktur organisasi fungsional adalah memfasilitasi koordinasi dan pemantauan departemen-departemen fungsional. Namun, kelemahan dari struktur organisasi ini adalah terbatasnya fokus pada tujuan spesifik dari masing-masing departemen yang dapat mengurangi kolaborasi dan sinergi antara departemen-departemen.

2. Struktur organisasi divisional

Struktur organisasi divisional biasanya digunakan di perusahaan yang terdiri dari beberapa divisi yang berbeda yang masing-masing memiliki tanggung jawab sendiri-sendiri dan memiliki penilaian kinerja yang berbeda-beda.

Keuntungan dari struktur organisasi divisional adalah kemampuannya untuk memfokuskan sumber daya pada target bisnis yang spesifik. Namun, kelemahan dari struktur ini adalah adanya potensi tumpang tindih dan biaya yang lebih tinggi karena setiap divisi memiliki dukungan administrasi dan manajemen yang sendiri-sendiri.

3. Struktur organisasi matriks

Struktur organisasi matriks adalah kombinasi antara struktur organisasi fungsional dan divisional. Pada struktur organisasi ini, departemen fungsional berkolaborasi dengan divisi-divisi bisnis yang berbeda dalam proyek tertentu.

Keuntungan dari struktur organisasi matriks adalah tercapainya efisiensi dan fleksibilitas karena departemen fungsional dapat memfokuskan sumber daya pada tugas-tugas tertentu. Namun, kelemahan dari struktur ini adalah kompleksitas dalam manajemen, koordinasi, dan pemecahan masalah antara departemen fungsional dan divisi bisnis.

4. Struktur organisasi flat

Struktur organisasi ini umumnya digunakan oleh perusahaan kecil dengan sedikit jumlah karyawan. Struktur organisasi flat hanya terdiri dari satu atau dua lapisan manajemen dan karyawan memiliki tanggung jawab yang luas dan langsung berhubungan dengan bos langsung mereka.

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah kemampuan untuk membuat keputusan yang cepat dan fokus pada tujuan bisnis yang spesifik. Namun, kelemahan dari struktur ini adalah tidak adanya jenjang karir, pengaturan yang kurang jelas, dan potensi kelebihan beban kerja bagi karyawan.

Memilih jenis dan model struktur organisasi yang tepat adalah penting untuk keberhasilan perusahaan dalam jangka panjang. Dengan mempertimbangkan faktor-faktor yang tepat, perusahaan dapat menentukan jenis dan model struktur organisasi yang tepat. Keputusan ini akan mempengaruhi kinerja perusahaan, efisiensi, efektivitas, dan produktivitas.

Menerapkan pola hubungan antar level organisasi yang efektif

Polapola hubungan antar level organisasi memiliki peranan penting dalam menjaga kelancaran suatu perusahaan atau organisasi. Pengelolaan hubungan antar level sangat perlu dilakukan secara efektif agar aktivitas organisasi berjalan lancar dan sesuai dengan tujuan yang telah di rencanakan. Pola hubungan antar level organisasi yang paling efektif dalam sistem manajemen modern adalah pola hierarchical atau pola piramida. Pola ini berbasis pada adanya sekat-sekat antara bagian-bagian perusahaan dan juga jenjang pegawai yang berdasarkan perbedaan tugas dan tanggung jawab pada setiap level.

Pola hubungan antar level organizasi piramida memiliki beberapa kelebihan yang mendasar, diantaranya :

1. Jelasnya tahap-tahap perintah dengan menyusun struktur organisasi pada setiap level. Hal ini memungkinkan suatu organisasi dapat menghindarkan diri dari duplikasi pekerjaan dengan matang yang pada akhirnya dapat memungkinkan terjadinya kebingungan diantara pekerja organisasi tersebut.

2. Pola piramida ini juga memiliki garis demarkasi yang jelas antara satu bagian dengan bagian lainnya. Perubahan kebijakan dari manajemen dapat tersampaikan dengan mudah pada masing-masing level organisasi sesuai dengan struktur yang telah ditetapkan.

3. Ensuring authorized delegation of responsibilities of every employee in the organization. Hal ini penting, karena dengan pola ini, jenjang pegawai dan isu keamanan data dapat dipertahankan.

4. clear identification and segregation of each role within the organization. Suatu organisasi yang menetapkan pola hubungan antar level yang efektif pasti memiliki pembagian tugas yang jelas dan dengan ini, pegawai dapat mengetahui dengan jelas tugas yang dituntut dari masing-masing level.

Berdasarkan penjelasan diatas, kami merekomendasikan pola hubungan antar level piramida untuk organisasi Anda. Segera terapkan polaneffektif ini di organisasi Anda dan jangan ragu untuk memperoleh semua keuntungan yang ditawarkan dari pola hubungan antar level yang tepat.

Memperindah Tampilan Struktur Organisasi dengan Fitur-Fitur di Word

Word adalah salah satu alat terbaik yang digunakan untuk membuat berbagai macam dokumen, termasuk dalam membuat struktur organisasi. Dalam pembuatan struktur organisasi, kita dapat menggunakan fitur-fitur yang terdapat di Word untuk memperindah tampilan dan membuat struktur tersebut lebih mudah dipahami oleh orang yang membacanya. Berikut beberapa fitur Word yang dapat digunakan untuk memperindah tampilan struktur organisasi.

1. Penggunaan Shape

Fitur pertama adalah penggunaan shape. Shape dapat digunakan untuk membuat gambar atau bentuk lain seperti kotak, segitiga, lingkaran, atau elips. Dalam struktur organisasi, shape dapat digunakan untuk menggambarkan jabatan atau posisi di dalam sebuah organisasi. Dengan menggunakan shape, struktur organisasi menjadi lebih menarik dan mudah dipahami. Kita dapat mengatur shape tersebut dengan menyesuaikan warna, ukuran, atau posisi di dalam dokumen.

2. Pengaturan Layout

Fitur kedua adalah pengaturan layout. Dalam struktur organisasi, pengaturan layout sangat penting untuk memperindah tampilan. Word memiliki banyak pilihan pengaturan layout seperti pengaturan margin, pengaturan header dan footer, atau pengaturan kolom. Dengan pengaturan layout yang tepat, struktur organisasi menjadi lebih rapi dan mudah dipahami.

3. Penggunaan SmartArt

Fitur ketiga adalah penggunaan SmartArt. SmartArt adalah fitur yang dapat digunakan untuk membuat diagram, grafik, atau gambar lain dengan lebih mudah. Dalam struktur organisasi, SmartArt dapat digunakan untuk membuat diagram yang menunjukkan hubungan antara jabatan atau posisi di dalam organisasi. Dalam SmartArt terdapat pilihan layout dan tema yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan struktur organisasi. Dengan menggunakan SmartArt, struktur organisasi menjadi lebih menarik dan mudah dipahami.

4. Penggunaan Gambar

Fitur keempat adalah penggunaan gambar. Gambar dapat digunakan untuk memperindah tampilan struktur organisasi. Dalam struktur organisasi, gambar dapat digunakan untuk menunjukkan logo organisasi atau gambar lain yang berkaitan dengan organisasi tersebut. Dalam Word, kita dapat menambahkan gambar dengan meng-copy-paste atau dengan menggunakan fitur insert picture. Dengan menggunakan gambar, struktur organisasi menjadi lebih menarik dan representatif.

5. Penggunaan Heading dan Subheading

Fitur kelima adalah penggunaan heading dan subheading. Heading dan subheading dapat digunakan untuk mengatur struktur dokumen secara hierarki. Dalam struktur organisasi, kita dapat menggunakan heading untuk menunjukkan level jabatan atau posisi di dalam organisasi. Misalnya, kita dapat menggunakan heading level 1 untuk menunjukkan posisi direktur, level 2 untuk menunjukkan posisi manajer, dan seterusnya. Dengan menggunakan heading dan subheading, struktur organisasi menjadi lebih rapi dan mudah dipahami.

Dalam pembuatan struktur organisasi di Word, kita dapat menggunakan beberapa fitur untuk memperindah tampilan dan membuat tampilan lebih mudah dipahami. Fitur-fitur tersebut antara lain penggunaan shape, pengaturan layout, penggunaan SmartArt, penggunaan gambar, dan penggunaan heading dan subheading. Dengan menggunakan fitur-fitur tersebut, struktur organisasi menjadi lebih menarik, rapi, dan mudah dipahami oleh orang yang membacanya.

Minimize

5 Pizza yang Pernah Mendapat Gelar ‘Terbesar’ di Dunia

Kunci Jawaban Tema 5 Kelas 3 Halaman 153: Menjaga Kesehatan dengan Mencuci Tangan

Dolar naik di awal sesi Asia, hentikan penurunan beruntun lima minggu

redaksi

Redaksi situs berita kabinetrakyat.com